Giới thiệu

1. Chức năng

Tham mưu, giúp việc cho Ban Giám hiệu trong công tác tổ chức bộ máy, công tác cán bộ và công tác hành chính của Trường.

2. Nhiệm vụ, quyền hạn

2.1. Công tác tổ chức bộ máy

- Chủ trì xây dựng, sửa đổi và bổ sung chiến lược, kế hoạch phát triển, hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Trường theo định hướng đại học nghiên cứu tiên tiến.
- Chủ trì xây dựng quy chế về tổ chức và hoạt động của Trường, quy định chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc Trường.
- Tổ chức xây dựng và triển khai thực hiện các đề án thành lập, chia tách, sáp nhập, giải thể các đơn vị và các đề án có liên quan đến công tác tổ chức và công tác cán bộ.

- Hướng dẫn, kiểm tra và giám sát việc thực hiện công tác tổ chức và công tác cán bộ của các đơn vị trong Trường.

2.2. Công tác phát triển nguồn nhân lực

- Xây dựng chiến lược và kế hoạch phát triển nguồn nhân lực phù hợp với Chiến lược phát triển Trường.
- Xây dựng Đề án vị trí việc làm và hướng dẫn thực hiện chỉ tiêu nhân lực cho các đơn vị trong Trường theo Đề án vị trí việc làm đã được phê duyệt.
- Xây dựng quy định về tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức, người lao động làm việc trong Trường.
- Xây dựng kế hoạch và triển khai công tác tuyển dụng viên chức, ký hợp đồng lao động hàng năm.
- Xây dựng chính sách thu hút cán bộ khoa học có trình độ cao, cán bộ lãnh đạo quản lý giỏi về làm cán bộ thỉnh giảng, kiêm nhiệm hoặc công tác lâu dài tại Trường.

- Xây dựng chính sách, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng viên chức, người lao động. Lập kế hoạch và triển khai thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng viên chức, người lao động ở trong và ngoài nước.

2.3. Công tác cán bộ

- Hướng dẫn và tổ chức thực hiện các chế độ, chính sách đối với viên chức, người lao động.
- Tổ chức thực hiện công tác xét duyệt phụ cấp, nâng bậc lương hàng năm.
- Thực hiện các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, .. cho viên chức và người lao động.
- Làm thủ tục để viên chức, người lao động nghỉ phép năm, nghỉ hưu, nghỉ mất sức, thôi việc, nghỉ không lương, chuyển công tác, biệt phái. Thẩm định bảng chấm công làm việc hàng tháng của các đơn vị.
- Quản lý hồ sơ viên chức và người lao động. Thẩm tra, xác minh lý lịch, lịch sử chính trị của viên chức, người lao động khi có yêu cầu.
- Quản lý và cập nhật thông tin, hồ sơ viên chức, người lao động trên hệ thống quản lý nhân sự của ĐHQGHN.
- Tổ chức thực hiện xét và đề nghị công nhận đạt tiêu chuẩn chức danh giáo sư, phó giáo sư đối với các giảng viên có đủ tiêu chuẩn.
- Tổ chức thực hiện việc bổ nhiệm/miễn nhiệm, bổ nhiệm lại chức danh giáo sư, phó giáo sư cho các giảng viên; đề nghị bổ nhiệm chức danh nghề nghiệp viên chức đối với giảng viên được bổ nhiệm chức danh giáo sư, phó giáo sư.
- Thực hiện các quy định về thăng hạng chức danh nghề nghiệp, chuyển chức danh nghề nghiệp đối với viên chức.
- Thực hiện việc bổ nhiệm và xếp lương theo chức danh nghề nghiệp đối với viên chức được xét thăng hạng chức danh nghề nghiệp .
- Làm thủ tục, hồ sơ đề nghị xét tặng danh hiệu nhà giáo nhân dân, nhà giáo ưu tú.
- Làm thủ tục và quản lý viên chức, người lao động đi công tác, học tập ở trong nước và nước ngoài.
- Chủ trì triển khai và hướng dẫn thực hiện công tác tổng kết năm học, đánh giá viên chức và người lao động.
- Hướng dẫn và tổ chức thực hiện công tác xét sáng kiến, thi đua, khen thưởng và kỷ luật viên chức, người lao động.
- Chủ trì việc xây dựng báo cáo tổng kết năm học của Trường.
- Chủ trì hướng dẫn và thực hiện việc nghỉ hưu ở tuổi cao hơn đối với viên chức.
- Hướng dẫn thực hiện chế độ làm việc của giảng viên, nghiên cứu viên và quản lý, cập nhật thông tin trên phần mềm quản lý chế độ làm việc của giảng viên, nghiên cứu viên.

- Thực hiện công tác bảo vệ an ninh chính trị nội bộ và công tác quân sự quốc phòng địa phương.

2.4. Công tác nhân sự lãnh đạo quản lý

- Xây dựng quy định về bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, từ chức, miễn nhiệm viên chức quản lý thuộc thẩm quyền của Hiệu trưởng.
- Đề xuất xây dựng và tổ chức thực hiện công tác quy hoạch viên chức lãnh đạo, quản lý. Tư vấn cho Ban Giám hiệu nguồn cán bộ bổ nhiệm các chức danh lãnh đạo, quản lý.
- Thực hiện quy trình bổ nhiệm các chức danh lãnh đạo theo chỉ đạo của ĐHQGHN.
- Chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, từ chức, miễn nhiệm viên chức lãnh đạo quản lý thuộc thẩm quyền của Hiệu trưởng.
- Chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác đánh giá viên chức lãnh đạo, quản lý theo hướng dẫn của ĐHQGHN.

- Phối hợp với Ban Tổ chức Đảng ủy chỉ đạo, thực hiện công tác tổ chức cán bộ của Đảng ủy Trường.

2.5. Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

- Chủ trì tổ chức thực hiện công tác quản lý hành chính, đặc biệt là thực hiện cải cách hành chính, triển khai áp dụng các yếu tố tích cực của ISO vào việc quản lý, điều hành của Trường. Tổ chức thực hiện tin học hóa công tác quản lý và điều hành của Trường.
- Tổ chức các lớp tập huấn về công tác hành chính.
- Tiếp nhận, phân công xử lý hoặc trình Ban Giám hiệu phân công xử lý công văn, tài liệu của các cơ quan và cá nhân gửi về Trường.
- Gửi công văn tài liệu của Trường đến các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan.
- Quản lý, lưu trữ công văn đi, đến theo quy định của Nhà nước và của Trường. Sao lưu các văn bản và các trích yếu quan trọng có liên quan đến Trường.
- Tổ chức quản lý và thực hiện chế độ bảo vệ các tài liệu mật theo quy định của Nhà nước.
- Tư vấn, thẩm định về thể thức và kỹ thuật soạn thảo các văn bản do Ban Giám hiệu và lãnh đạo các phòng chức năng ký ban hành.
- Quản lý con dấu của Trường, con dấu của các đơn vị trực thuộc Trường theo quy định của Nhà nước.
- Chuẩn bị và gửi lịch công tác hàng tuần của Ban Giám hiệu đến các đơn vị.
- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho viên chức, người lao động được cử đi công tác ở trong nước. Ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến Trường công tác.
- Ký xác nhận giấy chứng nhận lĩnh tiền và bưu phẩm cho sinh viên.
- Xác nhận chữ ký cho viên chức, người lao động trong Trường.
- Tổ chức in ấn, sao chép các loại công văn, tài liệu, văn kiện phục vụ cho công việc chung của Trường.
- Lập kế hoạch, tổ chức đón tiếp, chuẩn bị cơ sở vật chất và thực hiện công tác lễ tân cho các cuộc họp của Trường, các buổi tiếp khách trong nước và quốc tế của Ban Giám hiệu.
- Phối hợp với Công đoàn Trường tổ chức thực hiện các công việc hiếu, hỷ của Trường. Lập kế hoạch và tổ chức các cuộc thăm hỏi, chúc mừng các cơ quan, đơn vị, cá nhân trong và ngoài Trường.

- Chủ trì tổ chức các hoạt động chung của Khối Hiệu bộ; các hoạt động nhân các ngày lễ kỷ niệm; các hoạt động liên quan đến Tết dương lịch, Tết âm lịch, gặp mặt Hội cựu giáo chức Trường nhân dịp cuối năm, bao gồm cả công việc xây dựng nội dung, thiết kế, đặt hàng/in ấn các ấn phẩm, quà tặng cuối năm dành cho viên chức, người lao động đang công tác/đã về hưu, học sinh, sinh viên và học viên sau đại học. - Đặt mua, tiếp nhận và phân phối báo chí, sách chuyên môn nghiệp vụ hành chính.

2.6. Công tác tổng hợp, thống kê

- Chủ trì việc xây dựng báo cáo quý gửi ĐHQGHN.
- Tổng hợp báo cáo kế hoạch nhiệm vụ hàng năm gửi ĐHQGHN, Bộ GD&ĐT.
- Tổ chức các hội nghị phổ biến công tác, các hội nghị sơ kết và tổng kết về thực hiện nhiệm vụ chung của Trường.

- Là thư ký hội nghị giao ban công tác chính quyền cấp Trường và hội nghị giao ban Khối Hiệu bộ. Ban hành văn bản thông báo kết luận của các hội nghị giao ban.  

2.7. Công tác quản lý cơ sở vật chất

- Tổ chức và quản lý việc lắp đặt, sử dụng, sửa chữa máy điện thoại, máy Fax trong phạm vi toàn Trường. Đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt.
- Quản lý và vận hành hệ thống E-Office của Trường.
- Quản lý và chịu trách nhiệm sửa chữa nhỏ hệ thống hội trường, phòng họp, phòng khách được giao quản lý.
- Chịu trách nhiệm về công tác tăng cường cơ sở vật chất, văn phòng phẩm đảm bảo điều kiện làm việc của Ban Giám hiệu.

- Quản lý, điều hành xe ô tô của Trường phục vụ cho hoạt động chung của Trường.

2.8. Công tác phối hợp với các đơn vị khác

- Phối hợp với phòng Đào tạo trong việc xây dựng kế hoạch phát triển nguồn nhân lực cho công tác đào tạo; xây dựng kế hoạch và ký hợp đồng thỉnh giảng; cập nhật dữ liệu học phần giảng dạy vào phần mềm quản lý chế độ làm việc của giảng viên, nghiên cứu viên.
- Phối hợp với phòng Khoa học, Công nghệ và Chuyển đổi số trong việc cập nhật dữ liệu về nghiên cứu khoa học và vận hành phần mềm quản lý chế độ làm việc của giảng viên, nghiên cứu viên.
- Phối hợp với phòng Đào tạo, phòng Kế hoạch - Tài chính trong công tác thanh toán tiền bồi dưỡng giảng dạy, các thu nhập tăng thêm, khen thưởng, phúc lợi cho viên chức và người lao động.
- Phối hợp với phòng Kế hoạch - Tài chính và các đơn vị khác trong việc huy động các nguồn kinh phí phục vụ công tác đào tạo, bồi dưỡng phát triển nguồn nhân lực; công tác lập kế hoạch sử dụng quỹ lương.
- Phối hợp với Công đoàn Trường tổ chức Hội nghị viên chức và người lao động.