1. Chức năng
Tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng trong công tác quản lý hành chính và hợp tác phát triển của Trường Đại học Khoa học Tự nhiên (ĐHKHTN).
2. Nhiệm vụ
2.1. Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ
- Chủ trì tổ chức thực hiện công tác quản lý hành chính, đặc biệt là thực hiện cải cách hành chính, triển khai áp dụng các yếu tố tích cực của ISO vào việc quản lý, điều hành của Nhà trường. Tổ chức thực hiện tin học hóa công tác quản lý và điều hành của Trường.
- Tổ chức các lớp tập huấn về công tác hành chính.
- Tiếp nhận, phân công xử lý hoặc trình Ban giám hiệu phân công xử lý công văn, tài liệu của các cơ quan và cá nhân gửi về Trường.
- Gửi công văn tài liệu của Trường đến các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan.
- Quản lý, lưu trữ công văn đi, đến theo quy định của Nhà nước và của Trường. Sao lưu các văn bản quan trọng và các trích yếu quan trọng có liên quan đến Trường ĐHKHTN.
- Tổ chức quản lý và thực hiện chế độ bảo vệ các tài liệu mật theo quy định của Nhà nước.
- Tư vấn và thẩm định về thể thức và kỹ thuật soạn thảo các văn bản do Ban Giám hiệu và lãnh đạo các phòng chức năng ký ban hành.
- Quản lý con dấu của Trường, con dấu của các đơn vị trực thuộc Trường theo quy định của Nhà nước.
- Chuẩn bị và gửi lịch công tác hàng tuần của Ban Giám hiệu đến các đơn vị.
- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, viên chức được cử đi công tác ở trong nước. Ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến Trường công tác.
- Ký xác nhận giấy chứng nhận lĩnh tiền và bưu phẩm cho sinh viên.
- Tổ chức in ấn, sao chép các loại công văn, tài liệu, văn kiện phục vụ cho công việc chung của Trường.
- Lập kế hoạch, tổ chức đón tiếp, chuẩn bị cơ sở vật chất và thực hiện công tác lễ tân cho các cuộc họp của Trường, các buổi tiếp khách trong nước và quốc tế của Ban Giám hiệu.
- Tổ chức thực hiện các công việc hiếu, hỷ của Trường. Lập kế hoạch và tổ chức các cuộc thăm hỏi, chúc mừng các cơ quan, đơn vị cá nhân trong và ngoài Trường.
- Chủ trì tổ chức các hoạt động chung của khối Hiệu bộ.
- Đặt mua, tiếp nhận và phân phối báo chí, các sách chuyên môn nghiệp vụ hành chính.
2.2. Công tác tổng hợp, thống kê
- Chủ trì việc xây dựng báo cáo quý gửi Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN).
- Tổng hợp báo cáo kế hoạch nhiệm vụ hàng năm gửi ĐHQGHN và Bộ Giáo dục và Đào tạo.
- Tổ chức các hội nghị phổ biến công tác, các hội nghị sơ kết và tổng kết về thực hiện nhiệm vụ chung của Trường.
- Là thư ký các hội nghị giao ban công tác chính quyền cấp Trường và hội nghị giao ban Khối Hiệu bộ. Ra văn bản thông báo kết luận của các hội nghị giao ban.
2.3. Công tác quản lý cơ sở vật chất
- Tổ chức và quản lý việc lắp đặt, sử dụng, sửa chữa máy điện thoại, máy Fax trong phạm vi toàn Trường. Đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt.
- Quản lý và vận hành hệ thống E-Office của Trường.
- Quản lý và chịu trách nhiệm sửa chữa nhỏ hệ thống Hội trường, phòng họp, phòng khách.
- Chịu trách nhiệm về công tác tăng cường cơ sở vật chất, văn phòng phẩm đảm bảo điều kiện làm việc của Ban Giám hiệu.
- Quản lý, điều hành các xe ô tô của Trường phục vụ cho hoạt động chung của Nhà trường.
2.4. Công tác hợp tác phát triển
- Chủ trì triển khai, hướng dẫn, giám sát và kiểm tra việc thực hiện công tác hợp tác trong nước và quốc tế của Trường và của các đơn vị.
- Chuẩn bị nội dung, chương trình, báo cáo, tài liệu và các điều kiện cần thiết khác phục vụ Ban Giám hiệu làm việc với các đối tác trong và ngoài nước.
- Chuẩn bị nội dung văn bản hợp tác. Thẩm định các văn bản thuộc các chương trình, đề tài, dự án hợp tác trong nước và quốc tế. Tổ chức Lễ ký kết giữa Trường với các đối tác.
- Đầu mối quản lý các chương trình, dự án hợp tác trong nước và quốc tế. Tổng hợp báo cáo số liệu và tiến độ thực hiện chương trình, dự án hợp tác trong nước và quốc tế theo yêu cầu.
- Đầu mối để tổ chức các hội thảo và hội nghị quốc tế ở Trường ĐHKHTN.
- Trực tiếp liên hệ với các đối tác trong và nước ngoài về những nội dung liên quan đến thiết lập quan hệ hợp tác của Trường.
- Sưu tầm, xử lý và lưu trữ các thông tin tài liệu phục vụ cho công tác phát triển quan hệ hợp tác trong nước và quốc tế của Trường.
- Xây dựng kế hoạch đoàn vào, đoàn ra. Phối hợp với các đơn vị trong việc thực hiện kế hoạch đoàn vào, đoàn ra. Giải quyết thủ tục đoàn ra và đoàn vào đối với khách quốc tế. Thực hiện công tác lễ tân với khách trong nước và quốc tế.
- Làm thủ tục, chuẩn bị nội dung và các điều kiện cần thiết khác cho Ban Giám hiệu đi công tác nước ngoài.
- Làm thủ tục cử cán bộ, học sinh, sinh viên và học viên sau đại học đi nước ngoài.
- Tổ chức Lễ trao bằng tiến sĩ danh dự.
- Chủ trì tổ chức các ngày Lễ kỷ niệm hằng năm và Lễ kỷ niệm nhân dịp năm chẵn thành lập Trường, Lễ đón nhận các danh hiệu của Nhà nước,...
- Tổ chức biên soạn, in ấn và xuất bản các tài liệu giới thiệu về Trường bằng tiếng nước ngoài.
2.5. Phối hợp với các đơn vị khác
- Phối hợp với các phòng, ban chức năng và các đơn vị trong việc triển khai thực hiện nhiệm vụ được Hiệu trưởng phân công phụ trách.
- Phối hợp với các đơn vị thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.